Wanneer is het juiste moment om een ATS te implementeren?

Veel groeiende organisaties in Nederland stellen zichzelf de vraag: “Wanneer zijn we nu echt groot genoeg voor een ATS?” Het is een hardnekkige fabel dat recruitment software alleen bedoeld is voor grote multinationals. Het juiste instapmoment hangt namelijk zelden af van je totale personeelsbestand, maar des te meer van de complexiteit en het volume van je wervingsactiviteiten.

In de huidige krappe arbeidsmarkt is de strijd om talent moordend. Blijf je te lang aanmodderen met handmatige processen, dan verlies je gegarandeerd toptalent aan de concurrentie die wel digitaal gestroomlijnd is. Maar hoe herken je het kantelpunt?

Herken je een of meerdere van de onderstaande 5 signalen? Dan is het nu het juiste moment om een ATS (Applicant Tracking System) te implementeren.

1. Excel-lijsten en de HR-mailbox barsten uit hun voegen

In de opstartfase van een bedrijf werkt het prima: een sollicitatie komt binnen in de info@- of Recruitment/HR-mailbox, je stuurt handmatig een bevestiging en houdt de status bij in een gedeeld Excel-sheet.

Zodra je echter meerdere vacatures tegelijkertijd hebt openstaan, wordt dit onhoudbaar. Mailtjes worden over het hoofd gezien, cv’s dwalen rond op de harde schijf van verschillende afdelingsmanagers en niemand weet meer precies wie in welke fase van de sollicitatieprocedure zit. Als je team meer tijd kwijt is aan recruitment-administratie dan aan het daadwerkelijke gesprek met de kandidaat, is dat een duidelijk teken dat je moet automatiseren.

2. Je verliest grip op de AVG/GDPR (Privacywetgeving)

De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) kijkt streng toe op het verwerken van persoonsgegevens, en recruitment is hierbij een groot risicogebied. In de Benelux mag je cv’s en motivatiebrieven van afgewezen kandidaten maximaal 4 weken bewaren, tenzij je expliciet toestemming hebt gevraagd om de gegevens een jaar te bewaren voor een talentpool.

Doe je dit handmatig in Outlook of op een lokale server? Dan is de kans op een datalek of overtreding levensgroot. Een modern recruitmentsysteem automatiseert dit volledig. Het systeem:

Vraagt bij de sollicitatie direct akkoord voor de privacyvoorwaarden.
Stuurt na een afwijzing automatisch een mail om de gegevens langer te mogen bewaren.
Anonimiseert of verwijdert data zodra de wettelijke termijn is verstreken.

Veiligheidsrisico: Handmatig privacybeheer is een tikkende tijdbom. Een ATS dekt het juridische risico direct voor je af.

3. De ‘Time-to-Hire’ is te lang en toptalent haakt af

De arbeidsmarkt is een kandidatenmarkt. De beste professionals hebben de banen voor het uitkiezen en verwachten een snelle, transparante procedure. Duurt het bij jou intern dagen (of weken) voordat een vacaturehouder feedback geeft op een cv? Dan heeft de kandidaat elders vaak al getekend.

Een ATS fungeert als de centrale communicatiehub. Vacaturehouders en lijnmanagers krijgen automatisch een notificatie op hun telefoon, kunnen via een portal of app direct een ‘ja/nee’-beoordeling achterlaten en de recruiter kan met één klik een interview inplannen. Hiermee verkort je de doorlooptijd (time-to-hire) aanzienlijk en bied je een professionele candidate experience.

4. Er liggen ambitieuze groeiplannen op tafel (Scale-up fase)

Heeft de directie uitgesproken dat de organisatie het komende jaar met 15% of meer moet groeien in FTE? Wacht dan niet met software selecteren tot de vacaturegolf over jullie heen spoelt.

Als je pas naar een ATS gaat zoeken wanneer je dertig vacatures tegelijk moet uitzetten, heb je simpelweg geen tijd meer voor een zorgvuldige inrichting, website-koppeling en interne training. Bouw het dak als de zon schijnt. Door het systeem te implementeren vóórdat de grote piek begint, staat je wervingsmachine direct klaar wanneer het gas erop moet.

5. Je hebt geen inzicht in je recruitment-ROI

Geef je maandelijks honderden of duizenden euro’s uit aan LinkedIn-advertenties, Indeed-campagnes of gespecialiseerde jobboards, maar weet je eigenlijk niet via welk kanaal de uiteindelijke hires binnenkomen? Zonder data schiet je met hagel.

Een belangrijk voordeel van een ATS is de ingebouwde analytics. Je ziet in een oogopslag:

Welke kanalen de meeste (en kwalitatief beste) sollicitanten opleveren.
Waar in de recruitmenttrechter kandidaten de procedure verlaten.
Wat de werkelijke kosten per aanname (cost-per-hire) zijn.

Hiermee transformeer je Recruitment van een kostenpost naar een datagestuurde business partner.

Wacht niet tot het proces vastloopt

Het ideale moment om een ATS te implementeren is voordat de recruitmentchaos onbeheersbaar wordt. De markt voor recruitment software is de afgelopen jaren sterk volwassen geworden. Waar het vroeger een exclusief feestje was voor grote corporates met gigantische IT-budgetten, zijn er vandaag de dag uitstekende, flexibele cloud-oplossingen (SaaS) specifiek ontwikkeld voor scale ups en het mkb.

Benieuwd hoe je de overstap aanpakt? Lees dan ook onze blog: In 10 stappen naar een succesvolle ATS-implementatie.