10 stappen voor het implementeren van een goed ATS-systeem

Stap 1: Het wervingsproces

Om een goed wervingsproces op te zetten moet een recruitmentsysteem centraal staan, een recruitmentsysteem ondersteunt namelijk het wervingsproces. Het is daarom belangrijk dat je eerst je wervingsproces goed op de rit hebt, voordat je je gaat focussen op de volgende stap, zoals het zoeken van potentiële leveranciers. Het is van groot belang dat de processen gedetailleerd gedocumenteerd en beheerd worden en er een projectplan wordt opgezet, waarvan duidelijk is welke taken en verantwoordelijkheden hierbij horen. Zodat alle processen goed en flexibel verlopen en er geen problemen ontstaan in het proces van vacaturehouder tot HRM-adviseur of van vacaturetekst tot arbeidsvoorwaardengesprek.

Stap 2: Multidisciplinaire werkgroep

Om het binnen een organisatie soepel te laten verlopen is het belangrijk om intern duidelijk te maken wie verantwoordelijk is voor wat. Denk aan HR/Recruitment die eigenaar is van het project, een afgevaardigde van arbeidsmarktcommunicatie en ICT. Op dit moment is het zo dat veel recruitmentsystemen web-based zijn, maar het blijft belangrijk om lokaal een koppeling te maken tussen deze verschillende componenten. Het komt namelijk vaak voor dat er mensen moeten meewerken met het recruitmentsysteem, het is dan belangrijk dat zij weten dat er een vertegenwoordiger is aangewezen naar wie zij kunnen gaan met eventuele vragen.

Stap 3: Briefing

Het is van belang om duidelijk en helder op papier te zetten wat je nodig hebt. Hoe zet je je proces uiteen en waar zitten de technische en functionele wensen en eisen waaraan het recruitment systeem moet voldoen. Wil je vacatures kunnen posten op internet en intranet, moet er zowel centraal als decentraal mee gewerkt kunnen worden. Stel vast welke rapporten je wil kunnen uitdraaien voor de nodige stuur- en kengetallen, hiervoor is een koppeling met het HR-informatiesysteem nodig. Je kiest vervolgens een selectie van drie tot vijf leveranciers waar je een voorstel van wilt hebben en je stuurt je wensen en eisen door naar deze selectie. Zorg ervoor dat je leveranciers selecteert die zich specifiek richten op jouw type organisatie.

Stap 4: Leveranciers

Nadat voor beide partijen alles helder en duidelijk is, kan je een aantal voorstellen terug verwachten. Kies hiervan een top drie van leveranciers die het best passende voorstel aanbieden. Tijdens de bespreking met de leverancier moeten drie dingen goed naar voren komen, er moet duidelijk uitgelegd worden hoe het recruitmentsysteem goed aansluit bij het wervingsproces, er moet een demo gegeven worden en er moet sprake zijn van een klikfactor. Deze klikfactor lijkt in dit rijtje niet het meest belangrijke element, maar dat is het wel. Je gaat een samenwerking aan voor een langere tijd, het is dus van belang dat er een connectie is tussen jullie twee.

Stap 5: Concullega’s

Om een goed beeld te krijgen van recruitmentsystemen en de ervaringen van de gebruikers te horen, is het een goed idee om langs te gaan bij concullega’s. Je kan samen met hen ervaringen uitwisselen over recruitmentsystemen in het algemeen of over een specifieke leverancier. Denk hierbij niet alleen aan concullega’s binnen de branche maar denk ook aan opties buiten de branche.

Stap 6: Communicatieplan

Niet iedereen zal blij zijn met deze verandering, dus wees erop voorbereid dat je weerstand kan verwachten bij het implementeren van het recruitmentsysteem. Het is daarom slim om een formeel communicatieplan op te stellen en goed aan te houden gedurende het hele project. Het is belangrijk om formele en informele teamvergaderingen te houden, waarin je kan aankaarten hoe dit recruitmentsysteem de organisatie verder helpt. Dit project zorgt voor verbeteringen zowel voor het recruitmentproces als voor de kandidaten en het bedrijf zelf.

Stap 7: Rapporten en statistieken

Denk na over het soort rapporten die uitgevoerd moeten worden voor elke fase en begrijp welke gevolgen een configuratie heeft op die rapportages. Een gunstig aspect van het recruitmentsysteem is dat deze het recruitmentproces meetbaar, duidelijker en overzichtelijker maakt.

Stap 8: Testen

Neem ruim de tijd om het systeem te testen voor de live-gang, de einduitkomst zal hierdoor aanzienlijk beter zijn. Kijk zowel vanuit een technisch als een functioneel oogpunt. Een goede basis is van belang, het is daarom een aanrader om voor een gefaseerde roll-out te kiezen in plaats van een big bang. De gefaseerde roll-out kan namelijk voor verschillende gebruikers en/of functionaliteiten gebruikt worden.

Stap 9: Opleidingsstrategie

Zorg dat je zoveel mogelijk kennis en ervaring opdoet, zo blijf jij de overhand houden en word je niet te afhankelijk van je leverancier. Het is dan ook makkelijker om zelf trainingen op maat te maken, die in de toekomst gegeven kunnen worden aan bijvoorbeeld vacaturehouders of andere betrokkenen.

Stap 10: Projectmatige aanpak

Een belangrijk aspect in dit proces is het hebben van een ervaren projectmanager die alle kneepjes van het vak kent. Een ruime ervaring op het gebied van recruitment, projectmanagement vaardigheden en ICT is vereist voor de keuze en implementatie van een recruitmentsysteem. Denk aan de volgende werkzaamheden; workflow moet herschreven of beschreven worden, er moeten technische en functionele eisen gesteld worden, integratie met een website moet gerealiseerd worden, er moeten formulieren en brieven ingevoerd worden, gebruikers moeten getraind worden. Je kunt hiervoor meerdere mensen verantwoordelijk maken met elk een eigen expertise.

Door een nauwgezette benadering te volgen, van het definiëren van je wervingsprocessen tot het selecteren van de juiste leverancier en het implementeren van een effectieve communicatiestrategie, leg je een solide basis voor een soepele en vruchtbare samenwerking. Met een goed doordacht plan, grondige testfases en een voortdurende focus op training en ontwikkeling, ben je goed gepositioneerd om het maximale uit je ATS-systeem te halen en je wervingsinspanningen naar een hoger niveau te tillen.